どうも、アメザリズスタッフの Neo です。
メンバーが物理的に離れた地域に住んでおり、ほぼ全てのやり取りをオンラインで完結したアイドルプロジェクト「アメザリズ」。
前回は「Slack チャンネルだけではタスクの全貌や状況が把握しきれない！」というところで終わりました。今回はいよいよ新ツールを導入して、タスクの可視化を進めていきます！
タスク管理に Trello を導入する
プロジェクト発足から2週間くらい経った頃、Slack のチャンネルを分割しても状況がうまく可視化できていないと気付いたメンバから、「Trello を導入しよう」という提案があり、Trello を使い始めました。
Trello はいわゆるチケット管理ツールの一つです。古くは Redmine、Jira などから、SaaS では Backlog、GitHub Issues、Repsona など、類似のツールは沢山あります。Trello は独自機能が豊富なワケではありませんが、シンプルかつカラフルで直感的なカンバン UI で、類似の他ツールよりも使っていて気持ちが良いと感じました。ツールは毎日頻繁に開いて使うモノですし、見た目の良さで選ぶのも一つの手です。
Trello を導入し、タスクの種類別にカラムを作り、カンバン方式でタスクを上げていくことで、そのタスクの関係者が誰なのか、前後関係にあるタスクはどれか、といったことが分かりやすくなりました。
- システム的に「前後タスク」を明確に表現できるのは、僕が知る限りでは Redmine ぐらいだったかなと思います
- それ以外のツールでは、タスクごとの締切日と開始日を明記していくことで、ガントチャート表示した時に前後関係が読み取れる、といったレベルのツールが多いです
- Trello の無料版ではカンバン UI しか使えなかったので、その点では「前後タスクを正確に表現する」ことは難しかったと感じています
ラベルの色でステータスを表現した
Trello の場合「ラベル」という機能で、チケットごとに色付けができ、コレによってタスクのステータスを色で表現できるようになりました。ルールは自分たちで決めましたが、おおよそ次のような感じで、ゆるめのルール・ゆるめの運用で取り扱いました。
- 赤色 🟥 ： リアルタイムで活発に議論中のタスク → 議論の内容によってはタスクの分割など見直しが入る可能性がある、不安定なタスク
- 青色 🟦 ： 着手中、遅れなし、コツコツ作業を進めているタスク
- 黄色 🟨 ： 何らかの理由で滞っている、前後タスクの都合で動けないタスク
- 緑色 🟩 ： 完了したタスク → 全体周知ができたら「アーカイブ」して一覧からは非表示にする予定のタスク
他のツールでも「ステータス」や「状況」といったラベル付け機能は大抵存在すると思うので、コレを積極的に使っていきましょう。ただ、あまり細かな分類を作りすぎると、各々の入力が面倒になってやらなくなってしまうので、シンプルなルールに留めておくのがコツでしょう。
Trello と Slack を連携して通知を一元化
Trello を導入して良かったもう一つの点は、Slack と連携し、Trello を更新すると Slack に通知が来るように設定したことで、1つのプラットフォームでタスクの動きをモニタリングできるようになった点です。
Slack で Trello の通知専用チャンネルを作り、タスク追加や期限変更、コメントがあった際に通知するよう設定しました。ザリガニョンズでは映像製作班、楽曲製作班など複数のタスクが同時進行していましたが、通知専用チャンネルに逐一動きが通知されることで、プロジェクト全体で何が動いているのか、全員が一覧で把握できてとても便利でした。
チケットを「アーカイブ」すると内容を忘れちゃうんだけど…
タスクを管理するには最適な Trello でしたが、作業が完了したチケットを「アーカイブ」に移動させてしまうと、カンバン UI 上からはチケットが見えなくなってしまい、わざわざ「アーカイブされたチケット一覧」から探し出さないと中身が読めなくなってしまいました。
コレでは、「このタスクはどのように話が進んだのか」「誰がどのように決着を付けたのか」といったことが読み取りにくくなってしまいます。
そこで、次回は「決定事項」をまとめるツールを導入していきます。お楽しみに！
